企业家经常把会计看作是吃西兰花——他们知道这对他们有好处，但却非常不愉快. 我们的目标是在没有呕吐或想太多的情况下完成它.
这是不幸的，因为有效的会计是商业成功的一个悄无声息的因素. Articles on marketing 和 leadership steal the headlines, 但坚如磐石的公司也有坚如磐石的会计方法, 几乎无一例外.
最近，我亲眼目睹了一家拥有漂亮产品线、前途无量的公司破产, 一个时髦的网站, 还有一个知道如何建立人际关系的老板. 主要缺乏的是一个好的工作成本系统，以显示每个制造产品的真实成本.
这是一个极端的例子. 大多数糟糕的会计决策会导致细微的损失，而不是一场迅速的灾难. 它们缓慢地消耗企业，这使得泄漏难以发现.
你如何判断公司的会计方法是否有效? 为了回答这个问题，我整理了一份被误导的会计方法清单. 这个列表是基于作为注册会计师/财务顾问的“一线”经验，大约为. 20 privately-held companies over the past decade. 它主要适用于中型公司(15-20名员工以上)，但对于打算扩大规模的小公司可能很有用.
“结帐”是指你正式审查资产负债表上的每一行，并做出必要的修正. 最后，审查的周期被锁定，无法更改. 理想情况下，这是按月进行的，尽可能在月末后尽快进行.
为什么月末关闭是必要的?
没有完成正式的月末结帐是削弱甚至毁掉一家企业的最好方法之一. 如果公司中没有人有时间或专业知识来完成关闭，那么这项工作就很容易了 外包.
许多企业正在犯这个错误，甚至没有意识到这一点. 这是因为激励计划往往会随着时间的推移而演变，只会逐渐变成一团糟.
Here are common examples of what I’m talking about:
What does each one of these arrangements have in common? 他们是会计的噩梦. 在大多数情况下，自动跟踪这些激励是不可能的. 复杂而不准确的电子表格被开发出来进行计算. 时间被浪费在整理数据、检查数据的准确性和修改数据上.
如果这些效率低下的过程在装配线上公开发生，它们几乎会立即得到简化. 但却隐藏在会计部的电脑屏幕上, 他们多年来一直在浪费资源.
Could a business case be made for each one of these arrangements? 是的. 更好的问题是，一个更简单的流线型安排能否达到同样的商业效果? 通常答案是肯定的!
大多数 会计软件程序 are designed with accountants in mind, not 操作 managers. 即使是成熟的六位数的ERP(企业资源计划)系统在安排工作方面也很糟糕, 跟踪物料消耗情况, or following orders through a production facility.
由于这些缺陷，有时会使用单独的程序来填补空白. 例如，运营经理可以使用Microsoft Project进行调度. 生产主管可能有一个行业特定的程序，带有漂亮的仪表板来监控工作进度, 以及出勤率和劳动效率.
为什么这是个问题? 所有“真实的”财务活动都发生在会计软件中. 客户发票和付款，供应商账单和付款，工资单等. 发生在会计方面. 的 financial statements flow from the accounting software.
然而, in the examples above, major balance sheet 账户 比如库存和正在进行的工作依赖于这些独立系统中的数据. 如果没有与会计软件的可靠联系，重大项目可能会被遗漏.
Here is a small illustration of this big problem. 假设一个20,000美元的订单在11月30日完成，并在12月1日发货. 基于送货单, the accounting department correctly invoices the client $20,12月1日.
完成11月份的财务报表, 首席财务官要求生产主管提供截至11月30日车间已完成但未发货的工作清单. 不幸的是, the production supervisor accidentally marked the $20,000 job as “shipped” on November 30 in the separate database. 的 list provided to the 首席财务官 does not include this $20,000 job. 这项工作被忽略了.
11月的财务结果会很差，因为这项工作的费用在11月, 但收入是在12月. 主管的报告本可以纠正这种情况，但报告不准确. 12月份的财务报告也将是不正确的，因为它们有2万美元的纯利润.
这个例子只是冰山一角. 多个 数据库 从人工费用到在制品库存，从应收账款到应付账款，在每件事上都有可能出现错误和不准确.
理想的解决方案是一个最好的ERP系统，满足会计和运营的需要. 因为这通常是不可能的, Plan B is extensive collaboration between accounting, 操作, 而且它. 该小组的任务是开发一种可靠的方法，从操作软件到会计软件获取准确的数据. 解决方案不一定是数据链. 它可以是一个自动化的过程，以确保没有任何遗漏. 的 process should not rely on human competency.
在本文的所有要点中，这一点可能是最困难的. It is one of the biggest threats to financial accuracy, 和 there is no “easy button” to make the problem go away.
如果你需要手工输入5个以上的数字，那就找一个更好的方法. This motto may not always be achievable, but it is a good goal.
会计 software is like a giant machine that:
这个过程中的每一步都应该尽可能自动化，这样财务部门就可以花时间分析有意义的报告.
与 fintech解决方案 available today, data entry can be almost fully automated (e.g. 通过与在线会计软件相连的银行和信用卡源). 即使是复杂的流程，如工资单处理和报告也可以完全自动化或外包.g. 由衷的高兴 工资).
重要的警告:自动化应该 不 特朗普有意义报告.
下面是这个警告的一个例子. 假设有一个很好的在线会计软件程序，它可以完全自动化数据输入，但不能生成准确的工作成本报告. 如果你是一家以工作为导向的公司，切换到这样的软件是不明智的.
即便如此，通常还是有机会在不发生重大变化的情况下进行精简. 许多会计都是完美主义者. 的y favor comfortable routine over experimentation. 会计 processes tend to get inefficient 和 manual.
作为一个企业主, 与你的会计人员坐在一起，询问你是否可以观察他们的工作，这可能会很有见地. 你会学到很多关于会计的知识，也许真的有助于这个过程. 想象一下你在幼儿园(也许你甚至不需要假装)!) 和 cheerfully help them question each step. 询问需要哪些资源来简化特别耗时的步骤.
花在财务分析和计划上的钱通常是物有所值的. Money spent on inefficient data entry is simply wasted.
I recently witnessed two examples of this important point. 第一个是我在开头提到的那家公司，由于缺乏一个好的成本核算系统，它几乎破产了.
另一个例子是一家成功的制造/零售组合公司，它开始面临阻力和亏损. 过去，他们在没有良好的工作成本核算系统的情况下盈利. 但当逆风袭来时, 他们没有可靠的生产数据，最终做出了关闭公司制造部门的主观决定.
如果他们的感觉不正确，制造方才是利润中心怎么办? 在这种情况下, 缺乏良好的报告导致了一个错误的决定，丧失了多年的潜在利润. 如果工厂真的在亏损怎么办? 在这种情况下，良好的报告可能会更快关闭工厂，避免重大损失.
Effective project costing requires more than software. Good costing procedures invariably slow production, which means top management must support the initiative. Some owners/managers claim to seek good costing, 但是当他们看到它降低了生产力, 他们失去了决心.
Good management along with good software is the key. 大多数一级和二级ERP系统(尤其是行业专用平台)都能很好地处理项目成本. 然而，在较低的软件层中，项目成本计算功能往往是不稳定的. 一些广泛使用的程序，如 波 和 FreshBooks 完全不提供项目成本. Other programs claim to offer it, but the functionality is weak.
如果你正在寻找项目成本计算功能的入门级竞技场, 考虑这些程序:
Running blind on project costing is an expensive mistake. 一个不知道其项目或生产单位成本的公司很可能是一个注定要失败的企业. This is particularly true if the company intends to scale.
我很惊讶有这么多的企业主把他们的税务工作视为一种商品，必须协商到最低的成本. 即使是那些认识到优秀税务专家价值的企业主，也常常忘记在做大之前寻求建议, 即使是巨大的, 决定.
我不是一个报税员，但我曾经是，所以我知道一点关于这一点. 的确，有些昂贵的税务公司几乎没有为他们的服务提供正当理由. 对于盈利适度、以现金为基础的业主型企业来说尤其如此. 在这些情况下存在的任何规划机会都可能被规划的高成本所抵消.
然而，大多数公司最终都因为没有投资于税务顾问而伤害了自己. 的y pay for this mindset in one of two ways:
愿意为通过策略增加价值的税务顾问支付溢价. 一些企业家想要这种额外的价值，但不愿意为此付出代价. 这是一个错误，因为额外的成本可能是令人难以置信的投资回报. 至少, the business will have accurate tax returns that bankers, 投资者, 或者未来的买家可以依赖. 光这一点就值很多钱了.
这一点可能是直接在会计上浪费最多钱的最简单方法. 在我的第一次软件迁移中，我以艰难的方式学会了这一点. 这次迁移最终失败了，导致了2万美元的软件注销. 如果加上内部资源成本和失去的机会，总成本可能是这个数字的两倍.
与某些人相比，这种经历微不足道. 有很多关于 millions of dollars wasted on failed ERP implementations. 我知道至少有一个 咨询公司 该公司有一个部门专门帮助客户和软件公司解决ERP实施失败的诉讼.
这些恐怖故事有什么共同之处? 缺乏计划.
适当的计划包括确保:
这些要点适用于实施一级或二级ERP系统的公司，但也适用于规模较小的公司，甚至适用于像QuickBooks这样的入门级软件包, 鑫元鸿, 和鼠尾草.
Never, ever make a big software decision on a whim. 我参与过的最成功的实施是一位软件选择顾问，他的报酬是25美元,000只是为了 帮助选择软件 和 prepare the organization for an ERP system. 在我的失败例子中，这比整个软件的成本还要高. 然而, 最后, 我们的工作软件可能比我见过的任何实现都更好地实现了我们的目标.
围绕这一点的“如何做”步骤超出了本文的范围. 但是让我明确一点——浪费大量资金的最好方法之一就是快速做出软件决策，而忽略前期调查和计划.
This point might seem juvenile, but here’s why it’s not. 大多数企业家都非常了解他们企业的运营方面. 他们可以很快判断出运营部门的员工什么时候做得不好.
在会计方面，这并不容易. 如果你不懂会计, how can you tell if your controller or bookkeeper isn’t competent?
最重要的是，通常有几种合法的方法来处理任何会计情况. 我发现一个金融专业人士对另一个专业人士的做事方式持批评态度是很常见的. Often that “way of doing things” is completely acceptable, 但第一个专业人士还不够开明，无法欣赏它.
How then can an entrepreneur tell if an accountant is competent?
我强调这个词 卑微的. 让外部专业人士批评你的员工是件很棘手的事. 的 外包首席财务官 难道不是那种想通过找茬来证明自己价值的人吗. 此外，首席财务官显然必须比你的最高级别员工更有经验. It simply will not work to bring in an equal.
负责审查的首席财务官必须愿意在提出批评之前充分了解公司的运营情况. 我曾经经历过这样的情况:我最初的反应是不相信会计团队的低效率和无效, 但在进一步调查后才意识到，它们并不像我想象的那么遥远.
我曾为一家小型建筑公司做过短暂的咨询，这家公司的账本简直就是一场灾难. 他们聘请了一家记账公司来做这项工作，而且显然接待了一个非常糟糕的团队成员. 它是如此糟糕，我建议也许最好的选择是简单地重新开始.
不幸的主人不得不承担这个无能的人的费用, 收拾残局的费用, 和 the opportunity cost of inaccurate information. 不幸的是，我不确定店主是否真的意识到他有一个严重的问题.
You’ll waste money two ways with this approach:
这一点是第8点的同伴. 聘请称职的助手的一部分是尊重会计职能. 当你和你的会计团队对最小化数据输入(见第4点)和最大化财务规划和数据分析感到兴奋时, the profit center concept comes alive 和 staff feel empowered.
的re are at least three ways procrastination wastes money:
人无完人, 但是，运行良好的企业会分配资源，以正确的方式按时完成任务. 另一方面，拖延症患者却花了真金白银来满足他们拖延症的习惯.
这篇文章首先将会计比作西兰花——对你有好处，但却令人非常不愉快.
事情并不一定要这样. 一个采用正确会计方法的公司会发现它可以成为一个令人兴奋的利润中心. 当这成为现实, the “good for you” part of accounting gets better, 不愉快的部分就消失了.
If someone can do the same for broccoli, please let me know!
“结帐”是指对资产负债表上的每一行进行正式审查, 以及任何必要的更正. 的 income statement is also reviewed 和 corrected as needed. 最后, the reviewed month is locked down in the accounting software, 所以交易不能被改变.
税务顾问帮助公司构建交易结构，使其尽可能地节省税收. 税务顾问(也许更常被称为税务顾问)通常也负责准备公司的所得税申报表.
Proper accounting results in financial reports (e.g. (资产负债表和损益表)管理层用来对公司的发展方向做出明智的决定. 没有准确的财务报告, 管理团队只能根据感觉和最佳猜测来做决定.
世界级的文章，每周发一次.
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